5 millors eines de documentació informàtica


La documentació informàtica costa diners per crear, però la majoria de les empreses perden immediatament la documentació tan bon punt es compra o es crea. El mètode més comú per gestionar la documentació és imprimir-la i col·locar-les en fitxers en files de prestatges ignorats. Hi ha una manera millor.

Fer que aquests documents informàtics siguin útils necessita tres elements:

  • Digitalitzar la documentació
  • Normalitzar els formats
  • Índex de contingut del document per fer-los cercables.

Aquí teniu les eines i no hi ha temps per llegir tota la publicació? Aquí està la nostra llista de les cinc millors eines de documentació informàtica:

  1. Passaport SolarWinds (GET DEMO) Un sistema de protecció de contrasenyes per equips que també opera un magatzem de documents basat en núvol.
  2. Cola IT Una plataforma de gestió de documents en línia que s’integra amb molts sistemes de gestió i col·laboració de projectes.
  3. ITBoost Un sistema de documentació basat en web que és propietat de ConnectWise, un sistema de gestió d’infraestructures.
  4. Confluència Un sistema de col·laboració, comunicació i documentació empresarial molt utilitzat en la indústria informàtica.
  5. DokuWiki Un creador de Wiki gratuït que es pot utilitzar per construir una base de coneixement interna.

Mantenir la documentació informàtica en format digital és el primer pas per convertir la documentació corporativa en un estat útil. És una reacció típica per imprimir documents i posar-los en una llibreria. Aquesta és una estratègia especialment útil per a la persona o empresa que ha creat la documentació, ja que proporciona proves físiques i visuals del seu treball dur. Tot i això, la majoria de la gent està d’acord en aquests dies que S’ha d’evitar l’ús excessiu de paper. Els documents impresos ocupen espai, necessiten una inversió en armaris d’emmagatzematge i necessiten una gran quantitat d’arbres.

El segon pas és estandarditzar el format d’emmagatzematge utilitzat per a aquests documents. Si els documents informàtics tenen l’origen en format digital, hi ha una gran probabilitat que es trobin en un nombre reduït de tipus de document. Els formats Microsoft Word i PDF són molt habituals i es poden convertir a altres formats.

L’última etapa és indexar el contingut dels documents. Es tracta d’una tasca laboriosa quan s’executa manualment, però es pot completar mitjançant processos automatitzats amb molta rapidesa.

Convertint els documents informàtics ignorats fonts d’informació d’accés freqüent només cal una eina de gestió de documents eficient. Un pas millor és crear tots els documents informàtics de la vostra empresa en un format de fitxer que estigui configurat per a la seva interpretació en sistemes accessibles basats en la web, com ara Format de wiki.

Hi ha molts sistemes de gestió de documents disponibles al mercat. Tanmateix, es tracta d’una categoria de programari que poca gent coneix i no molta gent sap què buscar per avaluar correctament totes les opcions.

Hem investigat el mercat. Vam enumerar els atributs necessaris d’una eina de documents informàtics i, a continuació, vam veure tots els productes del mercat per veure quins eren els que corresponien a aquesta llista de requisits.

Les millors eines de documentació informàtica

Cadascun d’aquests sistemes de documentació informàtica és una mica diferent. Cadascuna té diferents punts forts i apel·larà a diferents organitzacions. Alguns creen formats de visualització de documents semblen pàgines web i alguns s’adapten millor a la importació de documents existents que d’altres. Alguns són sistemes de documentació en què s’hauria d’escriure la documentació del vostre sistema. D’altres ho són eines de descobriment de sistemes que generarà la vostra documentació informàtica automàticament.

Podeu llegir més informació sobre aquestes opcions a les seccions següents.

1. Passaport SolarWinds (Obtenir DEMO)

Tauler de comandament passaportPassaport va ser adquirida per SolarWinds, el principal productor d’eines de gestió d’infraestructures de TI, l’abril de 2019. A través d’una sèrie de compres, SolarWinds ha creat una poderosa divisió que pretén proporcionar software de suport a proveïdors de serveis gestionats. Passportal ara forma part d’aquesta divisió, anomenada SolarWinds MSP.

Passportal ofereix una combinació de serveis per als propis serveis propis. Un és un sistema de gestió de contrasenyes i un altre ho és un gestor de documents. Tot i que es diu aquest servei Gestor de documents de SolarWinds, forma part de la suite Passportal i va arribar a SolarWinds amb la seva recent adquisició.

El gestor de contrasenyes del Passportal i el Gestor de documents de SolarWinds són el nucli del directori Suite passaport. És impossible subscriure’s al sistema de documents sense fer-ne càrrec també del gestor de contrasenyes.

El passaport és un servei al núvol i està dirigit a les instal·lacions de serveis. Es preveu que els MSP utilitzin el sistema de documentació internament i també el despleguen per proporcionar magatzems d’informació a les empreses clients i als seus empleats. Per exemple, un MSP pot reduir el nombre d’empleats de clients que truquen al servei d’assistència mitjançant la creació una base de coneixement d’autoajuda que explica com resoldre problemes a la xarxa del client.

La lògica que hi ha després de combinar la provisió de gestors de contrasenyes i magatzems de documents és que aquestes dues àrees admeten la majoria de trucades que faran els empleats del client a la taula d’assistència proporcionada per MSP..

El sistema de documents és tant un magatzem d’informació, una suite d’edició, i un sistema de format de presentació. El sistema s’inicia guiant el MSP en quina informació s’extreu dels tècnics que treballen per a una empresa client quan el MSP licita per a un contracte..

El coneixement del sistema del client és fonamental per escriure un contracte de servei precís. Una vegada que s’iniciï la relació laboral, s’ha d’incentivar els tècnics del client perquè imparteixin el seu coneixement del sistema que dirigeixen.

Aquesta informació es pot destil·lar als SOP emmagatzemats al gestor de documents. Pas a pas, el MSP pot elaborar una definició del sistema, com operar-lo i com el fan servir els empleats. Una part d’aquesta informació es convertirà en guia per als tècnics de MSP i altres es convertiran en guies de resolució de problemes per permetre als usuaris del sistema clients solucionar els seus propis problemes. Tu pots sol·liciteu una demostració al seu lloc.

Passaport de la demostració SolarWindsGet

2. Cola IT

ITGlue

IT Glue és el principal rival de SolarWinds Passportal. Aquest és el sistema de documentació, propietat de Kaseya, un important proveïdor de programari MSP. IT Glue també combina la contrasenya i la gestió de documents en un mateix servei.

Tot i ser propietat d’un productor de suites PSA i RMM, ITGlue no limita la seva interoperabilitat als productes germans. Certament, hi ha integracions per a ITGlue amb els sistemes PSA i RMM de Kaseya, anomenats Kaseya BMS i Kaseya VSA. El sistema de documentació també s’integra amb el programari rival de MSP produït per Pulseway, ConnectWise i SolarWinds..

IT Glue is un servei basat en núvol que es cobra per subscripció. El servei està disponible en tres edicions: Bàsic, Selecciona, i Empresa. Es tracta de tots els preus per usuari al mes, amb un nombre mínim de cinc, tot i que l’edició Enterprise està disponible per a un a quatre usuaris a un preu mensual molt superior al pla de cinc usuaris. No hi ha cap opció local. Tots els plans inclouen la plataforma de documentació. El servei proporciona una base de coneixement / un editor d’estil wiki, que també proporciona una estructura d’emmagatzematge d’informació.

Ofertes de Glue IT una utilitat de descobriment de sistemes com a funció addicional, no inclosa a les edicions estàndard. Aquest sistema de descobriment automàtic explorarà automàticament els inventaris de maquinari i programari d’una xarxa i els documentarà tots.

El sistema IT Glue crea un marc per a la documentació, proporciona plantilles per escriure i estructura la informació enregistrada per a la seva presentació. També proporciona espai d’emmagatzematge per a la base de documents i les interfícies per a creadors i consumidors de les botigues de documents. Totes les comunicacions amb el servei ITGlue són protegit per encriptació, de la mateixa manera que les dades emmagatzemades al servidor IT Glue.

IT Glue produeix un paquet alternatiu, anomenat MyGlue. El sistema MyGlue és una plataforma d’autoservei que els clients finals s’inscriuen directament, mentre que IT Glue ho és destinats a ser utilitzats per MSPs per posar la informació a disposició dels empleats de l’empresa client. MyGlue inclou instal·lacions de restabliment de contrasenyes i creació de bases de coneixement.

3. ITBoost

Tauler de control ITBoost

ITBoost és propietat de ConnectWise, que és un altre important productor de sistemes de gestió d’infraestructures. També és un proveïdor líder de programari per a serveis electrònics. Per tant, ITBoost, ITGlue i Passportal estan en competència molt propera.

Igual que els seus principals rivals, ITBoost és un servei en núvol dirigit a MSP i també inclou serveis de gestió de contrasenyes i volta de contrasenya. Els documents creats per ITBoost poden presentar informació a usuaris interns o a usuaris externs. Els documents per a usuaris externs inclouen un format de formulari de retroalimentació que permet als empleats dels vostres clients classificar els serveis del MSP.

El sistema ITBoost té la capacitat per importar documents i també inclou un editor. Una altra característica interessant és la possibilitat d’obtenir informació dels bitllets d’assistència. Les instal·lacions de recollida de dades, l’estructura de presentació i les plantilles de documents es combinen per donar suport a la creació de SOP per al personal MSP i una base de coneixement per als usuaris compatibles.

ITBoost té una sèrie de funcions que depenen de la coexistència de ConnectWise al lloc – ConnectWise Control, ConnectWise Automatitzar, i ConnectWise Gestiona. També inclou l’enregistrament de configuracions del dispositiu, ajudant a documentar els sistemes que gestiona el MSP.

Les comunicacions a través d’Internet i l’emmagatzematge de dades als servidors ITBoost estan xifrades per a la seguretat.

Tot i ser propietat de ConnectWise, ITBoost pot integrar-se amb sistemes PSA rivals proporcionats per, entre d’altres, Kaseya i Pulseway. També s’integra amb paquets RMM produïts per gustos Atera, SolarWinds, i Kaseya. També s’integra amb ITGlue, Slack i una gamma de sistemes de telefonia VoIP. ITBoost està disponible en una prova gratuïta de 14 dies.

4. Confluència

Confluència

Confluence és un producte de la casa de programes australiana, Atlassiana. Es tracta d’un sistema de documentació, col·laboració i gestió del coneixement molt reeixit. Atlassian també és propietari Jira, l’eina de gestió de projectes i tots dos sistemes s’integren per crear una suite de suport de projectes.

La combinació de Jira per a la planificació i la gestió de projectes Confluència de documentació i comunicació és molt popular entre els altres equips de desenvolupament àgils. La confluència s’ha descrit com una plataforma privada de xarxes socials per a empreses. L’eina està disponible des del 2004 i ha canviat radicalment des de llavors. Al principi, era molt similar al format típic de Wiki. Tot i això, tant el mètode operatiu del sistema com l’estil de la interfície han canviat des de llavors.

L’aspecte i la finalitat de les pàgines creades a Confluence són molt adaptables i ho són impulsat per plantilles. El sistema de documentació resultant s’assembla més a un lloc web. Diferents tipus de pàgines permeten crear anuncis, bases de coneixement cercables i pàgines de comentaris de grups.

L’eina inclou un editor guiat, que facilita la creació de pàgines mitjançant plantilles. Es poden trobar documents preescrits importat a un sistema de documents creat per Confluència. Tot i això, la finalitat de Confluence és donar suport a la creació de documents creats dins de l’entorn més que actuar com a botiga de documents, tot i que s’inclou espai d’emmagatzematge amb els plans d’accés en línia de l’eina..

Disponible confluència com a un servei de subscripció basat en núvol o com programari local. Els compradors tenen cinc opcions quan es plantegen aquest programari. Hi ha tres edicions per al servei basat en núvol i dues opcions de compra per al programari local.

Les tres edicions de Cloud Confluence són Gratuït, Estàndard, i Premium. Una petita empresa podria fer bé amb la versió gratuïta. Si bé les versions Standard i Premium permeten fins a 5.000 usuaris per compte, la versió gratuïta està limitada a 10. La funció addicional més important amb les dues versions de pagament és el registre d’auditoria. L’edició Premium té molts extres sobre la versió Standard, però el més important és la inclusió d’un mòdul d’analítica. L’espai d’emmagatzematge és un altre diferenciador, amb un compte gratuït que obté 2 GB, el compte estàndard de 250 GB i una quantitat il·limitada d’emmagatzematge per a l’edició Premium..

La versió local, anomenada Servidor, Es pot obtenir per una tarifa única, però heu de decidir el nombre d’usuaris que tindran accés al programari perquè és l’únic factor que influeix en el preu. L’edició local més alta es diu Centre de dades. Aquest preu té un preu anual i inclou una còpia de seguretat en núvol de les dades.

5. DokuWiki

DokuWiki

Si voleu crear un format tradicional de Wiki per a la vostra documentació informàtica, aleshores teniu moltes opcions d’editor i de gestió de documents. La majoria són gratuïtes. Probablement, el millor de tots els editors de Wiki és DokuWiki.

Un gran avantatge de DokuWiki és la seva simplicitat. Això fa que l’editor i el programari de gestió de documents siguin fàcils de mantenir. El sistema no necessita una base de dades associada per indexar o emmagatzemar documents. En canvi, el sistema de lliurament de contingut DokuWiki funciona amb fitxers de text com a font de dades.

Aquest sistema de gestió de continguts de documents es va publicar per primera vegada el 2004. Així doncs, el paquet ha estat durant molt de temps, convertint-lo en un programari ben estable i estable.

Això és un programa multiplataforma, així que no us haureu de preocupar de tenir el tipus adequat de servidor per allotjar el codi. Com que és un programari gratuït, no hi ha una versió basada en núvol de DokuWiki. Tanmateix, es podria instal·lar en una versió an Servidor virtual AWS si no voleu mantenir un host local.

El senzill i gratuït sistema de gestió de documents inclou algunes característiques excel·lents control de versions, amb cada versió conservada, control d’accés, plantilles, i un sistema de plug-in per ampliar la funcionalitat de l’eina.

L’eina no es limita a mostrar textos occidentals. També és capaç de mostrar conjunts de caràcters no europeus, com el xinès, l’àrab i l’hebreu. El CMS té un sistema d’indexació integrat i la pantalla Wiki acabada inclou una funció de cerca que funciona completament.

Si no us interessa allotjar el programari local i no voleu pagar per un gestor de documents, aquesta eina podria ser la resposta que esteu cercant..

Elecció d’una eina de documentació informàtica

Aquesta revisió només presenta un nombre reduït d’opcions. La decisió principal que haureu de prendre és si voleu un gestor de documentació allotjat o si voleu mantenir el programari a les vostres instal·lacions..

Hi ha molts avantatges tant en línia com en estratègies internes. Alguns gestors de TI no es mostren confiats en allotjar la seva informació empresarial fora dels locals segurs de les seves empreses Si això us descriu, teniu dues opcions en aquesta llista en forma de DokuWiki i Confluència. A la llista hi ha quatre serveis allotjats perquè aquesta configuració és cada vegada més accessible a mesura que més empreses es traslladen al mercat.

Les eines de pagament d’aquesta llista poden resultar força cares. Tanmateix, si sou una empresa petita o una empresa nova amb molt poca despesa, en aquesta llista teniu dues opcions gratuïtes per triar: DokuWiki i l’edició gratuïta de Confluència.

Escriure la vostra documentació informàtica als editors d’aquestes eines de gestió de documents és una millor idea que simplement analitzar les biblioteques de documentació existents en paper. Els sistemes de gestió de contingut especialment formatats són millors en proporcionar documentació informàtica que en documents tradicionals de pàgina completa, ja que poden fer disponibles descripcions curtes i consells ràpids, així com guies d’usuari i manuals de procediment complets..

Feu servir alguna de les eines de la nostra llista? Quins aspectes del vostre sistema de gestió de documents informàtics actual us va fer escollir-lo? Deixa un missatge a la secció Comentaris a continuació per compartir les vostres opinions amb la comunitat.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me