7 Millor programari de gestió de documents


Les eines de gestió de documents combinen instal·lacions d’emmagatzematge amb funcions de drets d’accés. Els millors sistemes permeten que els administradors, els caps d’equip i els usuaris individuals tinguin una declaració sobre com es pot accedir als fitxers del sistema. L’ideal és que el sistema de gestió de documents també inclogui funcions de continuïtat per permetre que les empreses es recuperin dels desastres.

Hi ha una àmplia gamma d’eines de gestió de documents disponibles al mercat en l’actualitat i la seva investigació necessitarà molt de temps. Hem escurçat la tasca d’investigar el mercat d’eines de gestió de documents mitjançant l’elaboració d’una llista prèvia.

Si no teniu temps per llegir tota la publicació, aquí teniu la nostra llista de les millors eines de gestió de documents:

  1. Passaport SolarWinds (GET DEMO) Un gestor de contrasenyes i un gestor de documents disponibles des del núvol.
  2. Cola IT Gestor de documents i contrasenyes basats en núvol.
  3. ITBoost Sistema de gestió de documents basat en núvol.
  4. Confluència Un sistema de gestió de documents molt utilitzat per a projectes de TI.
  5. G-Suite Una combinació de Google Drive i Google Docs comercialitzats a empreses.
  6. Suite d’Office Zoho Un conjunt d’editoris de documents, emmagatzematge i eines de gestió de documents.
  7. DocuWare Cloud Servei d’emmagatzematge, arxiu i gestió de documents basat en núvol.

Les millors eines de gestió de documents

Podeu llegir més informació sobre cadascun d’aquests sistemes a les seccions següents.

1. Passaport SolarWinds (Obtenir DEMO)

Tauler de comandament passaport

Passaport de SolarWinds està dirigit a proveïdors de serveis gestionats i comercialitzat per l’empresa SolarWinds MSP divisió. La proposta és que els MSP utilitzin el sistema de gestió de documents tant per a la seva pròpia documentació com per a un servei afegit que es pugui remàrquetar als seus clients.

No hi ha cap raó per la qual les empreses no haurien d’adquirir el sistema directament per al seu propi ús. Això és un servei basat en núvol de manera que es pot accedir des de qualsevol sistema operatiu a través d’un navegador.

La Passportal Suite inclou un gestor de contrasenyes i un gestor de documents. Aquest és el paquet base de Passportal, per la qual cosa no es pot subscriure’s només a l’eina de gestió de documents, anomenada Gestor de documents de SolarWinds.

El Gestor de documents de SolarWinds és més que un sistema d’emmagatzematge d’arxius en núvol, tot i que l’espai del servidor s’inclou al paquet. El servei inclou publicar marcs de diferents tipus de documentació. Per exemple, és molt fàcil crear una base de coneixement en línia per als usuaris del sistema Passportal. L’eina inclou una suite d’edició així com permetre la càrrega de documents al sistema d’emmagatzematge d’arxius.

El sistema d’emmagatzematge de fitxers és protegit amb xifrat i l’accés només està permès per comptes d’usuari protegits amb contrasenya.

Aquest sistema és ideal per crear documents d’informació d’equips i sistemes d’informació d’usuaris, així com per gestionar documents corporatius. Si també us interessa la utilitat de gestió de contrasenyes del paquet, amb aquesta eina us podeu integrar Directori actiu i LDAP sistemes per unificar els drets d’accés de tota la vostra empresa en una ubicació.

El passaport es cobra per per subscripció per usuari, pagades mensualment per avançat. No és necessari contractar cap contracte per utilitzar el servei i no cal un període mínim de subscripció. El sistema està multi-inquilinat, de manera que si els proveïdors d’interès personal venen el Gestor de documents de SolarWinds als seus clients, poden oferir a cadascun d’ells el seu propi espai d’emmagatzematge segmentat que es manté separat per a cada client. Tu pots sol·liciteu una demostració al seu lloc web.

Demostració SolarWinds PassportalGet

2. Cola IT

ITGlue

Cola IT és un servei basat en núvol i és molt similar a Passportal perquè també combina la contrasenya i la gestió de documents. Igual que Passportal, aquesta eina es comercialitza a proveïdors de serveis gestionats, però també té una versió destinada a la compra directa per part de les empreses usuàries finals. Es diu aquesta versió MyGlue i es pot comprar per MSPs com a complement a IT Glue o subscriure’l com a paquet autònom. IT Glue is propietat de Kaseya, que també produeix programari RMM i PSA per a MSPs.

A més de permetre que es puguin i emmagatzemin documents al sistema IT Glue, la interfície d’usuari inclou una base de coneixement / un editor d’estil wiki, que ajuda els equips a crear fonts d’informació mitjançant una estructura guiada. Els editors inclouen plantilles per a diferents tipus de documentació i aquestes actuen com a guia a l’hora de preparar nous documents dins la plataforma. La capacitat de desplegar un marc és especialment important per als magatzems d’informació estructurada, com ara Wikis.

El paquet IT Glue inclou espai d’emmagatzematge, segmentat per usuari i requereix credencials per accedir-hi. Aquests drets d’accés es poden gestionar dins del gestor de contrasenyes integrat a la plataforma IT Glue. L’emmagatzematge de documents està xifrat i totes les transferències entre el vostre lloc i el sistema ITGlue també estan protegides per encriptació. Inclou càrregues i descàrregues d’arxius i també les comunicacions entre el programari de la consola del servidor ITGlue i els navegadors d’usuaris que accedeixen al tauler.

Es pot augmentar el paquet IT Glue complements. El sistema MyGlue és un d’aquests. Un altre és un sistema de descobriment de xarxa, que mostrarà tot el maquinari i programari que operen al vostre lloc. Aquest procés crea un inventari de la vostra infraestructura informàtica, que s’actualitza constantment. Per tant, és possible utilitzar IT Glue for supervisió del sistema així com la gestió de documents i contrasenyes.

IT Glue is abonat per subscripció. Es presenta en tres edicions: Bàsic, Selecciona, i Empresa – Tots els plans inclouen la plataforma de documentació. Es cobren càrrecs per usuari al mes.

3. ITBoost

Tauler de control ITBoost

ITBoost és un altre sistema de gestió de documents basat en núvol que es comercialitza als MSP, però també poden ser utilitzats per departaments informàtics interns. El servei és propietat de ConnectWise, que també produeix sistemes de gestió d’infraestructures i programari de suport MSP. Igual que ITGlue i Passportal, ITBoost també inclou un gestor de contrasenyes.

El tauler de control d’administrador del servei inclou un monitor per a l’espai d’emmagatzematge de documents que s’inclou amb el paquet. L’objectiu principal d’aquest sistema de documentació és la creació i manteniment d’un Base de coneixements. Tot i això, no tots els documents han de posar-se a disposició dels usuaris. El sistema permet que els documents s’importin o exportin i també és possible mantenir els documents privats i no posar-los a l’abast de la base de coneixement visibles pels usuaris..

El sistema permet la creació de diferents categories de grups de documents, com ara consells per als usuaris i guies d’ús intern per part del personal del departament de TI o MSP. Un exemple de documents departamentals serien els procediments operatius estàndard (SOP). Les guies d’usuari s’afegirien a la base de coneixement orientada als usuaris. Una tercera categoria és una base de coneixement que està destinada a l’ús dels clients de les empreses clients ateses per un MSP. Aquesta categoria també inclou formularis de comentaris perquè els clients emplenin i donin la seva valoració sobre la qualitat dels productes, serveis o suport que han rebut.

La plataforma ITBoost inclou editors de documents que permeten la creació de documents dins de l’entorn. El sistema es pot utilitzar com a magatzem principal de documents o com a sistema de còpia de seguretat / en viu, amb els documents originals ajudats en un magatzem de documents separat al lloc o en un altre servei d’emmagatzematge en núvol..

Tots els magatzems de dades estan protegits xifrat com totes les comunicacions entre l’usuari i els servidors ITBoost. Els documents estan protegits mitjançant controls de revisió.

El pla inclou altres funcions de gestió del sistema, com ara control i configuració de còpia de seguretat de configuració. També hi ha un Gestió de certificats SSL funció a la plataforma.

ITBoost s’integra amb alguns dels sistemes d’administració del sistema ConnectWise, com ara ConnectWise Control, ConnectWise Automatitzar, i ConnectWise Gestiona. També s’integrarà amb programari MSP RMM i PSA produïts per altres proveïdors, com SolarWinds, Pulseway, Atera i Kaseya. ITBoost està disponible en una prova gratuïta de 14 dies.

4. Confluència

Confluència

Confluència, de Atlassiana, s’utilitza àmpliament per a la documentació de projectes de TI. S’integra bé amb Jira, que és una eina de gestió de projectes produïda per la mateixa empresa. Per tant, aquesta eina de gestió de documents seria una elecció especialment bona si es busca un sistema d’emmagatzematge de documentació de gestió de projectes. La combinació Confluence i Jira és especialment adequada per a la combinació projectes de desenvolupament àgils.

El sistema de confluència és un servei basat en núvol que inclou espai d’emmagatzematge de documents. També està disponible com a programari local. És possible carregar documents a la botiga de documents i també importeu-los al sistema de presentació de documents que forma part de la plataforma de confluència. És més comú produir documentació als editors de Confluència i després emmagatzemar el text al sistema Confluence com a part de l’estructura de presentació de documents.

L’editor inclou plantilles que funcionen com el sistema CSS per a llocs web i imposen un format presentatiu consistent per a la suite de documents. De fet, el producte final d’un document de confluència s’assembla molt a una pàgina web.

A més de formar una base de documents, el sistema Confluence inclou la facilitat per crear pàgines de col·laboració en equip. Aquests inclouen fòrums de xat per a la coordinació de tasques, anuncis i notificacions.

El servei basat en núvol es comercialitza en tres edicions i el programari local està disponible mitjançant dues opcions de compra.

Les tres edicions de Cloud Confluence són Gratuït, Estàndard, i Premium. La versió gratuïta és adequada per a petites empreses, ja que inclou el sistema de gestió de documents, però està limitada a 10 usuaris. Les versions Standard i Premium permeten fins a 5.000 usuaris per compte. Les versions de pagament inclouen el registre d’auditoria, que necessitareu si seguiu un estàndard de seguretat de dades. L’edició Premium inclou un mòdul d’analítica. L’espai d’emmagatzematge inclòs amb el compte Gratuït és de 2 GB, el compte Standard inclou 250 GB inclosos i l’edició Premium inclou espai d’emmagatzematge il·limitat.

Les versions locals són Servidor, amb una quota única en funció del nombre d’usuaris i  Centre de dades, que inclou emmagatzematge de còpia de seguretat en núvol i té un preu per any.

5. Suite G

Google Drive

Google G Suite és un paquet empresarial basat en núvol que afegeix una consola d’administració a diversos productes en línia de Google que solen ser gratuïts d’utilitzar. Aquestes eines són Gmail, Hangouts, Calendar, Docs, Fulls de diapositives, Presentació, Formularis, Llocs i Google Drive. Tot i que es tracta bàsicament d’una suite de productivitat, la inclusió de un sistema de gestió i Emmagatzematge al núvol fa que sigui una eina de gestió de documents.

Els documents, fulls i diapositives són l’equivalent a Microsoft Word, sobresortir, i PowerPoint. Els fitxers creats amb aquests productes de Microsoft es poden carregar a Google Drive i emmagatzemar-los, visualitzar-los i compartir-los. No obstant això, per obtenir funcions de col·laboració completes, cal importar aquests documents al format de Google equivalent, cosa fàcil de fer.

La consola del gestor de documents permet a un administrador emetre credencials per accedir a una zona privada i segmentada de l’espai d’emmagatzematge de Google Drive de l’empresa. El sistema de G Suite inclou anotació de documents i controls donats al creador sobre qui té accés a un document i quin grau d’accés tenen altres. A gestió de dispositius mòbils L’eina del gestor de documents controla i registra com s’accedeix a cada document des de dispositius mòbils. Els documents suprimits es poden restaurar i tots els canvis es registren, permetent que els documents es puguin tornar a les versions anteriors.

G Suite està disponible en tres edicions: Bàsic, Negocis, i Empresa. Tots inclouen la consola de gestió de documents i un sistema de gestió de contrasenyes d’usuari amb volta de contrasenya. L’edició Basic té 30 GB d’emmagatzematge, mentre que les edicions Business i Enterprise tenen un espai d’emmagatzematge en núvol il·limitat. Google ofereix una prova gratuïta de 14 dies per a cada pla.

6. Suite d’Office Zoho

Oficina Zoho

Suite d’Office Zoho és un paquet en línia de programari de productivitat que reflecteix els elements continguts Microsoft Office.  El servei el pot utilitzar gratuïtament, però les empreses han de pagar el sistema per obtenir-ne afegit funcions d’equip i de gestió de documents. La versió del sistema de l’equip és gratuïta per utilitzar fins a cinc usuaris.

El consola d’administració de Zoho Office Suite permet configurar comptes d’usuari a l’espai d’emmagatzematge. L’accés a l’emmagatzematge també es duplica com a comptes d’editor de documents. Els usuaris poden penjar documents a les carpetes o a crear documents nous. Cada propietari del document té dret a permetre l’accés a d’altres i a especificar les accions que aquests col·legues poden realitzar de manera expedient. També és possible configurar-la carpetes compartides que ofereixen automàticament als participants drets d’accés complet als documents emmagatzemats dins d’ells.

S’anomenen els editors de Zoho Office Suite Zoho Writer, Full de Zoho, i Espectacle Zoho; són compatibles amb Microsoft Word, Excel i PowerPoint. La suite també inclou Quadern Zoho, que és similar a Microsoft OneNote. Una altra característica d’usuari d’aquest sistema de gestió de documents és Zia, assistent virtual, que realitza serveis com ara correcció ortogràfica i ajuda per a usuaris.

La suite de Zoho Office es cobra per subscripció per usuari al mes. Està disponible en tres edicions: Gratuït, Estàndard, i Premium. La versió gratuïta inclou 5 GB d’emmagatzematge en núvol per usuari. L’emmagatzematge assignat a cada usuari en la versió Standard és de 100 GB i cada usuari obté 1 TB d’espai amb el pla Premium. Tant els plans Standard com Premium es poden provar en una prova gratuïta de 15 dies.

7. Núvol de DocuWare

DocuWare

DocuWare Cloud és un sistema pur de gestió de documents: no inclou editors en línia per a la creació de documents. Aquest servei pretén proporcionar funcions d’emmagatzematge i arxiu de documents. Després de crear documents a través d’una aplicació com Microsoft Word, l’usuari els penja a un personal “safata”A l’emmagatzematge al núvol. Aquesta safata és l’espai personal d’aquest usuari. La safata es pot configurar com a carpeta a l’explorador de Windows de l’usuari de manera que els documents que es desen es carreguen automàticament i les aplicacions a l’escriptori tinguin accés immediatament als documents emmagatzemats al núvol sense haver de descarregar-los primer..

Un cop al núvol, es poden compartir documents enviant un enllaç en lloc d’enviar per correu electrònic una còpia del document. Al servidor DocuWare es poden emmagatzemar tot tipus de fitxers incloent imatges de documents escanejats i fitxers multimèdia. El servidor de DocuWare ho farà indexar cada fitxer, la cerca de paraules clau per permetre una recuperació fàcil, per exemple durant la fase de descoberta electrònica d’un procediment legal o un exercici d’auditoria.

Tot i que no hi ha una suite completa d’editors a l’estil de Microsoft Office al paquet DocuWare Cloud, la plataforma inclou un visor de documents. Aquest visualitzador té algunes funcions d’edició, com ara la possibilitat de marcar text i anotar documents.

Tant l’usuari propietari com l’administrador es poden veure mètriques de cada document a la botiga. Els detalls com la mida del fitxer, el nombre de pàgines, l’autor i les paraules clau estan disponibles per a fitxers individuals, per a cada safata i per al compte en general..

DocuWare Cloud és un sistema basat en núvols i està disponible en quatre edicions: Bàsic, Pro, Empresa, i Gran empresa. La diferència principal entre aquests és la quantitat d’emmagatzematge assignada a cadascun i el nombre d’usuaris que permet cada pla. Podeu accedir a DocuWare Cloud mitjançant una prova gratuïta de 30 dies.

Elecció d’una eina de gestió de documents

La definició de “gestió de documents”És molt ampli i inclou una àmplia gamma d’opcions. Si voleu una suite de productivitat d’equip amb consola d’un administrador, trobareu opcions a la nostra llista de recomanacions. Si només voleu emmagatzemar i arxivar documents amb funcions de gestió manual i automàtica, també ho trobareu.

La nostra llista de recomanacions inclou gestors de documents adequats per a les administradores i departaments de TI. Hi ha eines en aquesta llista per reformatar i estandarditzar tota la documentació, emmagatzemar-les en el format original o proporcionar editors que us permetran presentar tota la informació de manera uniforme..

Tant si necessiteu un gestor de documents per emmagatzemar com presentar, trobareu la solució adequada entre les nostres recomanacions.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me